El uso de la firma electrónica como método para sellar documentos ha vivido un auge importante a raíz de la pandemia de Covid-19 debido a las ventajas que ofrece sobre la rúbrica tradicional. El papeleo desaparece y las gestiones se realizan de forma rápida, económica, sencilla y lo que es más importante, segura, evitando falsificaciones y salvaguardando la información sensible de las empresas.
Las PYMES se pueden beneficiar del uso de este tipo de firma agilizando los procesos de:
– Cierre de acuerdos financieros y comerciales.
– Pago a través de la vinculación a la firma.
– Optimización en la gestión y contratación de personal.
La protección ante cualquier amenaza de ciberseguridad será completa con el uso de una firma electrónica. A continuación, vamos a conocer cuáles son las ventajas que nos ofrece y por qué es interesante su uso por parte de las pequeñas empresas.
Rapidez y optimización de tiempo
Con el uso de la firma electrónica se pueden reducir los tiempos a la hora de reunir a los interesados en cerrar cualquier acuerdo. Los firmantes podrán sellar cualquier documento, contrato o acuerdo aunque no se encuentren en la misma ubicación. Un ejemplo claro es la optimización del tiempo en Recursos Humanos: implementando este procedimiento hasta un 76% de los contratos de trabajo se firman el mismo día y la cifra se eleva hasta el 97% los que se cierran en la primera semana. Y es que no hace falta estar registrado, solo hace falta identificarse.
Esta forma de agilizar los procesos de firma supone una optimización del tiempo que la pequeña empresa puede dedicar a otras actividades comerciales.
Seguridad en las transacciones comerciales
La firma electrónica convierte el proceso de sellado en un procedimiento seguro al evitar cualquier tipo de fraude como consecuencia de la falsificación de la firma, lo que la hace más segura que la tradicional en papel.
La seguridad en las transacciones, garantía en la integridad del contenido de los documentos y la identificación del firmante hacen de esta decisión la más propicia para aquellas empresas que busquen una tranquilidad a la hora de sellar sus acuerdos.
El tipo de firma idónea para PYMES es el de la opción avanzada dado que aporta una mayor seguridad. Si quieres conocer mejor sus beneficios y los tipos que existen te invitamos a leer uno de nuestro post donde profundizamos en el tema.
Ahorro económico para la pequeña empresa
La firma electrónica aporta a cualquier empresa una reducción en los gastos derivados de aquellos procesos manuales que eliminamos con el papel como son las impresiones o los envíos de documentos. Estas ventajas son cruciales en el ahorro de costes lo que puede ser beneficioso para pequeñas empresas cuya economía es menor.
Además de la reducción en el uso de papel se puede considerar también un menor gasto de tinta para la impresora. Otra ventaja de cómo puede afectar la rúbrica electrónica a una empresa es la disminución de desplazamientos lo que va directamente relacionado con la inversión en combustible para los vehículos que de alguna forma se puede ver reducida.
Validez legal sin riesgo de falsificación
La firma electrónica tiene la misma validez legal que la realizada a mano sobre el papel con la ventaja de tenerla disponible para cualquier documento o certificado digital sin riesgo de falsificación. La base legal de esta firma está regulada por la Ley 6/2020, de 11 de noviembre.
La rúbrica electrónica se conserva por lo que no hay temor de pérdida o daño al ser un documento electrónico intransferible. La actualización del sello será importante para que sea de larga duración. Su uso se puede realizar desde cualquier dispositivo con el que trabajemos esto hace que sea más accesible.
Agilidad en las gestiones diarias
La firma electrónica es flexible dado que se crea adaptada a las necesidades y requisitos específicos de cada empresa.
Además del ahorro económico esta firma es más cómoda dado que solamente será necesario llevar encima el dispositivo móvil. Podrá usarse tanto para un solo documento como para muchos, es una opción muy conveniente para las pequeñas empresas que se beneficiarán de la agilidad que supone la realización de las gestiones diarias.
Sostenibilidad y ‘cultura paperless’
El uso de la firma electrónica supone no solo un ahorro por la disminución en la utilización de papel para los documentos, sino que además esto afecta de forma directa al medio ambiente. La rúbrica electrónica es una elección sostenible.
La ‘cultura paperless’ pretende erradicar la utilización de papel en las oficinas para reducir los procesos de obtención de este material que suponen la tala masiva de árboles que afecta a la deforestación del planeta.
Además, la disminución de los desplazamientos para reuniones de firma disminuye el consumo de combustible para vehículos lo que de alguna forma ayuda también en la reducción de emisiones de dióxido de carbono a la atmósfera.
La firma electrónica es una herramienta muy útil en el entorno de las pequeñas empresas. Ofrece una experiencia positiva aportando seguridad en el sellado de acuerdos, trámites y gestiones comerciales. Supone un ahorro de costes y tiempo que se puede optimizar en otras áreas de la empresa. Y además es una opción sostenible con la que ayudaremos al cuidado del planeta.
