COMUNICACIONES CERTIFICADAS

Más rápido, económico y efectivo que un Burofax, pero con la misma validez legal

Existen dos tipos de comunicaciones certificadas digitales; Email o SMS.
En ambos casos se genera una evidencia de envío, recepción y apertura con un certificado asociado que acredite su validez otorgando así toda la fuerza legal necesaria.
Diga adiós al tradicional burofax por múltiples motivos; evitar desplazamientos, coste considerablemente inferior, efectividad de envío, rapidez, huella de carbono, etc.

Características

Descubre las características y funcionalidades más relevantes de las Comunicaciones Certificadas Digitales.

Seguridad y Autenticidad

Mediante el uso de las comunicaciones certificadas se garantiza la autenticidad e identidad de las partes implicadas.

Integridad Documental

Aseguran que el contenido del mensaje o archivos adjuntos no han sido modificado por ninguna de las partes.

Registro de Evidencias

Proporcionan una prueba fehaciente de que el mensaje o documento ha sido entregado a la parte receptora.

Sello de Tiempo

Consiste en un documento generado en paralelo que certifica la fecha y hora en la que fue enviada la comunicación.

Legalidad
El uso de comunicaciones certificadas proporciona cobertura sobre regulaciones legales, pruebas de entrega y autenticidad.
Agilización de Procesos

Una comunicación certificada puede ser enviada en menos de 1 minuto. Muy diferente a los procesos tradicionales relacionados con Burofax.

Trazabilidad

Gracias al conjunto de evidencias recogidas, las comunicaciones certificadas son altamente trazables para realizar seguimientos o consultas.

Confidencialidad
El documento sólo es accesible para las partes involucradas y no puede ser interceptado o consultado por terceros no autorizados.

Casos de uso

El KYC en el mundo de la Banca; Un Enfoque Integral

Área Legal

  • Envío de citaciones.
  • Notificaciones de juicios y demandas.
  • Envío de contratos, acuerdos y documentos legales.
  • Presentación de pruebas en casos judiciales.

Área Comercial

  • Envío de propuestas comerciales, cotizaciones y acuerdos.
  • Recordatorios de pago y notificaciones.
  • Notificación de cambios en los términos de servicio y actualizaciones.

Recursos Humanos

  • Envío de cartas de contratación.
  • Envío de ofertas.
  • Comunicaciones sensibles internas.
  • Acuerdos laborales.
  • Cartas de despido.

Finanzas

  • Envío de estados de cuenta.
  • Notificaciones de transacciones.
  • Notificaciones de impuestos.
  • Comunicaciones con asociados/Afiliados.

Salud y Medicina

  • Envío de resultados de pruebas médicas.
  • Informes de salud.
  • Registros médicos.
  • Alertas de cita/intervención médica.
  • Comunicación de incidencias o disclaimers.

Sector Inmobiliario

  • Contratos de compra o Alquiler.
  • Documentos de propiedad.
  • Contratos de arras.
  • Notificaciones fehacientes a propietario o inquilino.
  • Notificación de desperfectos.
  • Aceptación de ofertas.

 

Casos de uso

Conoce los casos de uso de la solución de firma electrónica para cada una de las áreas de negocio

Recursos Humanos

Contratos laborales temporales e indefinidos
Prevención de riesgos laborales
Contratos de confidencialidad
Documentación de entrega de equipos y material de trabajo

Área Comercial

Procesamiento de órdenes de ventas
Órdenes de compra
Mandatos SEPA
Contratos de servicios con proveedores, acreedores, clientes y colaboradores.

Finanzas

Procesamiento de gastos
Auditorías y aprobación de inventarios
Cierres de inventario
Transferencias de activos
Apertura de cuentas

Área Legal

Actas de consejos de administración
Convocatorias de juntas de accionistas
Pactos de socios y contratos de irversión, etc

Seguros

Suscripción y repositorio de pólizas
(verificación de la cobertura de la póliza)
Tramitación siniestros, IMS
Gestión de cobros y pagos
FNOL, Registro de siniestro
(Servicios de reporting e intercambio de datos)

Descargar Guía: Ventajas de la firmar digital →

Logística

Identificación de receptor de mercancía
Notificación de envío y entrega
Seguimiento de mercancía
Firma de contrato cliente-proveedor
Notificación de cambio de condiciones del servicio

Beneficios

¿Conoces ya los beneficios de implantar las comunicaciones certificadas en tus flujos de negocio?

1. Ahorro de Tiempo

Se suprime la necesidad de realizar desplazamientos físicos para enviar documentos al contrario de lo que sucede con el envío de un Burofax.

2. Inmediatez

Permiten la entrega instantánea de mensajes de carácter relevante, lo que es especialmente útil en situaciones de urgencia.

3. Cumplimiento Normativo

Contribuye al cumplimiento de regulaciones y requisitos legales relacionados con la documentación y la entrega de notificaciones.

4. Reducción de Costes

Enviar una comunicación certificada es al menos un 140% más barato que enviar un Burofax simple .

5. Trazabilidad Absoluta

Ofrecen un registro digital real-time completo de todas las comunicaciones para su revisión y auditoría.

6. Protección Anti-Pérdida

Evita el riesgo de pérdida de documentos físicos ya que estos se almacenan automáticamente en la nube.

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