Preguntas frecuentes
Darle click al link de acceso que se encuentra ubicado en el correo.
Al acceder a la plataforma, se abre una página de identificación, debe introducir su DNI/CIF y marcar la casilla “He leído y acepto las Condiciones Generales del servicio RUBRICAE.
Si fue seleccionada la opción “Validar acceso por SMS” se enviará un código de verificación por SMS al número de teléfono indicado previamente. El código deberá introducirse en la pantalla que se muestra para acceder a la plataforma.
A continuación, se muestra el documento para firmar. En primer lugar, es necesario aceptar las tres cláusulas:
- Confirmo que todos los datos indicados en el presente documento son correctos y requiero proceder a la firma del mismo habiendo leído las Condiciones Generales de Sealfy.
- He leído y consiento expresamente el tratamiento de mis datos conforme a lo establecido por la política de protección de datos de Sealfy.
- Consiento expresamente el tratamiento de mis datos biométricos por Sealfy con el fin de prestar de forma correcta el servicio.
Para firmar el documento, deberá pulsar el botón “Firmar”. En este caso, se muestra un formulario para poder dibujar su firma. Puedes firmar directamente en el recuadro que aparece, utilizando el ratón o touchpad del ordenador, o firma con el dedo, si se accede desde un dispositivo móvil.
Pulsar “Guardar” para registrar la firma, “Limpiar” para volver a realizarla o “Cancelar” para volver atrás. Puedes repetir la firma cuantas veces sea necesario volviendo a pulsar “Firmar”.
Un vez realizada la firma, esta aparece en un cuadro flotando en el documento PDF. Si anteriormente fueron elegidas las opciones correspondientes, puede: posicionar la firma en la ubicación deseada en el documento; redimensionar la firma manteniendo pulsada la esquina inferior derecha del cuadro y arrastrándola hasta alcanzar el tamaño deseado; duplicar la firma o borrarla, pulsando los botones correspondientes en el marco superior del cuadro.
Para finalizar el proceso de firma, deberá pulsar el botón “Finalizar”.
- Si fue seleccionada la opción “Validar por correo electrónico”, se enviará un correo electrónico con un enlace para validar la operación.
- Si fue seleccionada la opción “Validar firma por SMS” se enviará un código de verificación por SMS al número de teléfono indicado previamente. El código deberá introducirse en la pantalla que se muestra para validar el proceso de firma.
En caso se haya especificado más de un firmante, este proceso se repetirá de la misma manera para cada firmante. Finalizado el proceso de firma por todos los firmantes, les será enviado el documento firmado a los correos electrónicos que hayan especificado para cada uno de ellos.
Veamos paso a paso como recuperarla
Si te has olvidado de tu contraseña, puedes recuperarla/crear una nueva de esta manera.
- Dale clic a la opción «¿Has olvidado tu contraseña?
- Introduce tu correo registrado en Rubricae Trust en la caja «email».
- Dale clic al botón «Enviar«.
-
En unos segundos recibirás un correo a partir del cual puedes cambiar tu contraseña.
Abre el correo con el título «Restauración de contraseña en Rubricae Trust» y haz clic en el botón Siguiente enlace.
En seguida, llegarás a una pantalla en la cual debes poner tu nueva contraseña.
Escribe tu contraseña y repítela para confirmar.
- Dale clic «Enviar» para guardar tus cambios y te llevaremos de vuelta al panel de control de tu cuenta.
Ahora ya puedes descargar nuestra aplicación Rubricae Trust gratis desde Google Play y Apple Store.
La firma electrónica simple es la forma más fácil y rápida de realizar una firma de una documentación.
Esta es muy rápida de generar, el usuario solo tiene que identificarse, aceptar el tratamiento de sus datos e introducir la clave (PIN, OTP, etc.). Su caso de uso más recomendado es para la firma de documentos básicos o de uso común, como las condiciones generales de una web o para validar los días de vacaciones de un trabajador.
La firma electrónica avanzada tiene una fuerza legal superior al de la firma simple: el cumplimiento del reglamento eIDAS asegura que el firmante está convenientemente identificado y reduce la posibilidad de fraude o suplantación.
El sistema de creación de firma electrónica avanzada que ofrece Rubricae está desarrollado de forma que las firmas realizadas con nuestra herramienta cumplen con cada uno de estos 4 requisitos legales ¿Cómo?
- En el proceso de la firma recogemos toda la información disponible añadiendo un sellado de tiempo a cada paso registrado
- Para identificar al firmante, geolocalizamos dónde se ha realizado la firma, registramos las direcciones IP de origen y destino de la solicitud y la hora de la firma, y capturamos datos biométricos del grafo a partir de la presión ejercida en el dispositivo de firma (en aquellos dispositivos que lo permite). De este modo, podemos poner esta información a disposición de los firmantes para cualquier uso posterior.
- La inclusión de los certificados digitales de los firmantes generados por Rubricae para este proceso en la documentación impide cualquier cambio ulterior de la misma y, por tanto, garantizamos los intervinientes que la documentación firmada obtenida de la plataforma no se puede modificar tras su finalización. Si un tercero altera la documentación tras este paso, la firma aparecería como «inválida».
- Por último, ciframos la documentación generada conforme a unos estándares de encriptación que garantizan su seguridad durante el tiempo de permanencia en nuestros sistemas.
La firma electrónica cualificada (también denominada firma reconocida) ofrece un nivel de seguridad alto, y para su uso se debe disponer de un certificado cualificado de firma electrónica y de un dispositivo seguro de almacenamiento, que sea un entorno adecuado en el que operar. Por este motivo, el uso de la firma electrónica cualificada suele estar limitado a determinado tipo de trámites de gran relevancia y siempre que los firmantes dispongan de estos medios. No obstante en breve Rubricae desplegará un servicio de este tipo muy orientado a la facilidad de uso por parte de los firmantes del que podrán disponer para aquellas ocasiones que lo requieran.
La plataforma Rubricae tiene la posibilidad de generar certificados digitales dinámicos en base a unos datos de firmantes recibidos por parte del emisor
⇒ Los certificados no cualificados son altamente utilizados en la industria por su facilidad de generación y de manejo. Dentro de Rubricae utilizamos los certificados que son conocidos con el nombre de certificados dinámicos y se pueden aplicar a procesos de firma electrónica en base a la Ley 59/2007, siendo parte de la garantía de la firma avanzada en las operaciones procesadas por nuestra plataforma.
Estos certificados son emitidos dentro de un entorno privado para cada emisor o cliente de la plataforma.
Los datos requeridos para la creación de un certificado digital dinámico a nombre del firmante son:
• Nombre y Apellidos. Dato obligatorio.
• Número de DNI. Dato obligatorio.
• Número de teléfono. Dato opcional.
• Dirección de correo electrónico. Dato obligatorio.
⇒ Los certificados con la clasificación de cualificados han de ser generados por Prestadores de Servicios de Certificación tras un proceso de verificación de la identidad del firmante, y estos certificados pueden ser emitidos en dos modalidades, en formato software y en formato hardware. La plataforma Rubricae permite el uso de los certificados cualificados en formato software para su uso en el modo de firma centralizada.
Es una entidad pública o privada encargada de la emisión de certificados digitales
El Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo del 23 de julio de 2014 define las funciones del tercero de confianza como una entidad pública o privada encargada de:
- La creación, verificación y validación de firmas electrónicas, sellos electrónicos o sellos de tiempo electrónicos, servicios de entrega electrónica certificada y certificados relativos a estos servicios
- La creación, verificación y validación de certificados para la autenticación de sitios web
- La preservación de firmas, sellos o certificados electrónicos relativos a estos servicios
Rubricae es Tercero de Confianza y está registrado como tal en el Ministerio de Industria,
Comercio y Turismo. Por esto, garantiza las operaciones custodiando los documentos
firmados así como las imágenes recogidas durante un periodo mínimo de cinco años.
La plataforma Rubricae permite gestionar documentos digitales recogidos en los procesos
de firma. Ofrece la posibilidad de:
• Custodiar los documentos firmados
• Visualizar los documentos resultantes de las operaciones procesadas
• Realizar búsquedas sobre los procesos
• Obtener una trazabilidad, gracias a un documento de evidencias adjunto al documento firmado
La plataforma permite además guardar las operaciones en Blockchain como método
adicional para garantizar la integridad de las comunicaciones.
Un certificado digital es una credencial digital expedida por una autoridad de certificación que permite identificarse ante terceros e intercambiar información
Este certificado se puede usar para identificarte ante otras personas y entidades, firmar documentos y realizar trámites telemáticos de manera segura y con plenas garantías legales, de forma que se pueda comprobar su integridad y procedencia con un conjunto de datos que permiten la identificación del titular del certificado.
Los usuarios se benefician de un ahorro de tiempo, desplazamientos y costes.
Puede ser de tipo lógico (software) o estar instalado en un dispositivo específico (hardware).
La firma electrónica es una manera sencilla y legal de obtener el consentimiento o aprobación de documentos o formularios electrónicos
La firma electrónica es legal y se reconoce como vinculante en la mayoría de países del mundo. En Europa en concreto su legalidad se recoge en el Reglamento eIDAS en vigor desde el 2016 que regula esta tecnología junto con el resto de servicios electrónicos de confianza. Además, la firma electrónica es más segura que la tradicional digitalización de documentos con firma manuscrita escaneada.
El servicio de Rubricae garantiza que los documentos se firman, se gestionan y se entregan a las partes contratantes de un modo seguro.
La firma digital es una aplicación específica de la firma electrónica. Una firma digital requiere tener una certificación digital.
Los certificados digitales son emitidos por una autoridad de certificación para ser utilizados en el proceso de firma digital, que proporciona un alto nivel de integridad y seguridad para todas las partes.
Reducción de costes, ahorro en tiempo, mayor control del proceso, mejora el nivel del servicio, ahorro de espacio y ayuda al medio ambiente
Reducción de costes
Se estima que cada firma en papel le cuesta a una organización más de 5 euros en gastos asociados, tales como: papel, imprimir, firmar, escanear, archivar y sustituir los documentos perdidos
Ahorro en tiempo
Los procesos se demoran días para obtener los documentos firmados, mientras que con la firma electrónica es cuestión de minutos
Mayor control del proceso
A través del panel de operaciones de Rubricae puedes consultar y controlar todo el proceso de firma: el estado en que se encuentra el documento (finalizado, pendiente error, cancelada y caducada), el histórico de documentos firmados, el archivo documental y el registro de documentos probatorios
Mejora el nivel de tu servicio
El grado de satisfacción de tus clientes mejorará considerablemente gracias a la sencillez de uso que ofrece Rubricae y el hecho de no tener que instalar ninguna aplicación adicional
Ahorro de espacio
La firma electrónica hace innecesaria la existencia de un archivo físico de documentos
Ayuda al medioambiente
La firma electrónica hace posible prescindir del uso de papel. 100 firmas en papel equivalen a: 1081.49 litros de agua, 45.36 kg de madera, 10.89 kg de desechos
Garantizamos la integridad del documento con un sellado de tiempo y mediante la encriptación de toda la información del proceso
Todas las firmas realizadas desde la Plataforma de firma centralizada Rubricae se enmarcan dentro de la ley 6/2020 de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza que garantiza la legalidad de estas operaciones, lo que permite su uso para procesos como:
- Celebrar contratos mercantiles
- Emitir facturas electrónicas
- Enviar mandatos SEPA
- Generar notificaciones con validez legal
Según la Ley 6/2020 de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza, en España la firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica consignados junto a otros o asociados con ellos que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
En cuestiones de seguridad además de lo establecido por la reglamentación vigente la aplicación Rubricae aporta los siguientes componentes adicionales de seguridad en la captura de datos de los firmantes:
- Garantiza que los datos biométricos no pueden ser capturados ni utilizados por personas no autorizadas
- Aseguran la vinculación entre los datos biométricos (la firma manuscrita) y el documento
- Garantizan que la firma digital no pueda ser manipulada o insertada en otro documento diferente
- La autenticidad queda garantizada por la calidad de los datos biométricos capturados
- Los datos no deben ser accesibles ya que están especialmente protegidos por la GDPR
- El documento no podrá ser manipulado después de haber sido firmado
