Gestión de empresas

En esta sección del menú de administración, puedes gestionar el perfil de tu empresa registrada en la plataforma Rubricae™.

Importante: Solamente podrás visualizar tu empresa.

Opciones

Bajo la columna “Opciones”, puedes realizar para cada documento las siguientes operaciones:

• Pulsando el icono , se muestra una página con la información de configuración asociada a la cuenta de empresa.
• Pulsando el icono , es posible editar la configuración asociada a la cuenta de empresa.

La información de configuración asociada a la cuenta de empresa se organiza en distintas pestañas.

• Pestaña “Información general”, en la cual puedes configurar los siguientes campos:
  • Partner
  • CIF (campo obligatorio)
  • Nombre (campo obligatorio)
  • Código de empresa (campo obligatorio)
  • Dirección (campo obligatorio)
  • Correo electrónico de facturación (campo obligatorio)
  • Correo electrónico comercial (campo obligatorio)
  • Persona de contacto (campo obligatorio)
  • Teléfono (campo obligatorio)
  • Guardar documentos firmados – Marcando la casilla, la plataforma efectúa la custodia del documento. En caso contrario, la plataforma solo guarda un hash de cada documento que procesa.
  • Bloquear – Seleccionando la casilla, es posible bloquear a la cuenta de empresa. Debido a la funcionalidad de Rubricae™ de custodia legal, no es posible borrar de forma definitiva de la plataforma una cuenta de empresa. [revisar Salvo]
  • Código de proveedor
• Pestaña “Correos electrónicos”, en la cual puedes personalizar los distintos correos electrónicos que la plataforma Rubricae™ envía a los usuarios:
  • Correo de notificación – Se envía cuando la plataforma pone a disposición un documento para que el usuario proceda a su firma.
  • Correo de validación – Se envía cuando la plataforma requiere de la validación de la firma del firmante.
  • Correo recordatorio – Se envía cuando el usuario firmante no ha completado el proceso de firma. Puedes configurar el intervalo de tiempo tras el cual se envía el correo en la sección Gestión de usuarios. Este correo se envía solo una vez.
  • Correo de expiración – Se envía cuando una operación está a punto de caducar. Tanto el momento de caducidad como el momento de notificación se pueden configurar en la sección Gestión de usuarios.
  • Correo de finalización – Se envía cuando se ha finalizado un proceso de firma. Al correo se adjunta el documento firmado.
  • Correo resumen de la operación – Solamente para operaciones realizadas a través de las API. Se envía cuando la operación ha terminado y contendrá el resumen de toda la operación.

Al correo se adjunta el documento firmado. Para cada uno de los correos anteriores puedes personalizar los mensajes, pudiendo elegir entre los tres idiomas en los cuales están disponibles los correos (español, inglés y francés). Puede personalizar tanto el asunto del correo como el cuerpo del mensaje, con un editor de texto HTML.

Importante: La personalización de los correos electrónicos a nivel de EMPRESA se aplicará de forma automática a todos los usuarios que pertenecen a la EMPRESA, si no tienen especificada ninguna personalización a nivel de usuario (“Dejar la configuración del correo electrónico de notificación en este idioma por defecto” marcada).

El editor, contiene funcionalidades de edición típicas, organizadas en un menú superior. En particular:

• El menú “Herramientas” contiene la funcionalidad “Código fuente”, que abre una ventana emergente en la cual puedes introducir y/o modificar el código HTML del correo electrónico.
  
• El menú “Variables” permite introducir en el correo variables de texto que serán reemplazadas, a la hora de enviar el correo, con los valores (cadena de texto) definidos en la plataforma:
  • Operación -> Id – Se reemplaza con el valor del Id de operación.
  • Firmantes -> Id – Se reemplaza con el valor del Id de firmante.
  • Firmantes -> DNI – Se reemplaza con el valor del DNI del firmante.
  • Firmantes -> Nombre – Se reemplaza con el valor del nombre y apellido del firmante.
  • Firmantes -> Correo electrónico – Se reemplaza con el valor del correo electrónico del firmante.
  • Firmantes -> Teléfono – Se reemplaza con el valor del teléfono del firmante.
  • Aplicación -> Urls -> Firma – Se reemplaza con la Url que lleva al formulario de acceso del firmante a la operación de firma, en el cual se pide introducir el DNI.
  • Aplicación -> Urls -> Firma con DNI – Se reemplaza con l a Url que lleva al firmante directamente a la operación de firma, sin pasar por el formulario de acceso en el cual se pide introducir el DNI.
  • GDPR – Condiciones legales – Se reemplaza con el texto que detalla l as condiciones legales para el cumplimiento del GDPR. (OBLIGATORIO) También es posible dejar la configuración por defecto, marcando la casilla correspondiente.

En la pestaña “Configuración” puedes configurar otras opciones de correos electrónicos:

• Enviar copia del correo de finalización a direcciones específicas, tanto con copia (CC) como con copia oculta (CCO): Se envía a la/s dirección/es introducida/s una copia de todos los correos de finalización de una operación (ejemplo: operación con dos firmantes, se envían dos correos de finalización).

Importante: Por limitación del servicio de correo, no puede coincidir el email del firmante con ninguno de los email incluidos en los campos de copia (CC) y de copia oculta (CCO).

• Especificar el nombre y la dirección de correo electrónico desde donde se enviarán los correos (como alias), o, en alternativa, dejar la configuración desde donde se envía el correo electrónico por defecto, marcando la casilla correspondiente.
• Especificar la configuración del servidor desde el cual quieres que se envíen los correos electrónicos (SMTP):
  • Servidor:
  • Puerto:
  • Usuario:
  • Contraseña:

  O, en alternativa, dejar la configuración SMTP por defecto, marcando la casilla correspondiente.

Importante: Si cambias la configuración del servidor SMTP se perderán todas las evidencias sobre los correos electrónicos no teniendo la plataforma el control sobre lo mismos.

• Pestaña SMS’s – véase “Configuración de SMS`s”

Importante: La personalización de los SMS’s a nivel de EMPRESA se aplicará de forma automática a todos los usuarios que pertenecen a la EMPRESA, si no tienen especificada ninguna personalización a nivel de usuario (“Dejar la configuración del sms de notificación en este idioma por defecto” marcada).

• Pestaña “Evidencias”. Para poder consumir del servicio de firma a través de una integración con las API de Rubricae™ la plataforma requiere una autenticación fuerte en la llamada al API con dos parámetros:
  • ApiKey – Cadena que sirve de identificador de usuario. Es pública y debe incluirse en todas las peticiones que se hagan. Para ello se añadirá una cabecera HTTP con la denominación “api-key”. [revisar Salvo]
  • Secreto – Es una cadena compartida únicamente por el servidor y el usuario. Cualquiera que conozca este secreto podrá utilizar el API en el nombre del usuario. Se utiliza para firmar el contenido de todas las peticiones. [revisar Salvo]

O, en alternativa, dejar la configuración de evidencias por defecto, marcando la casilla correspondiente.

• Pestaña “Personalización”, en la cual puedes especificar las Urls para activar el tema del partner. Al introducir las URL, es necesario separarlas por línea. [revisar Salvo].