¿Cómo puedo personalizar los mensajes de los correos?

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En esta sección del menú de configuración, puedes personalizar los distintos correos electrónicos que la plataforma Rubricae™ envía a los firmantes.

  • Correo de notificación – Se envía cuando la plataforma pone a disposición un documento para que el usuario proceda a su firma.
  • Correo de validación – Se envía cuando la plataforma requiere de la validación de la 
    firma del firmante.
  • Correo recordatorio – Se envía cuando el usuario firmante no ha completado el proceso 
    de firma. Puedes configurar el intervalo de tiempo tras el cual se envía el correo en la 
    sección “Gestión de usuarios”. Este correo se envía solo una vez.
  • Correo de expiración – Se envía cuando una operación está a punto de caducar. Tanto el momento de caducidad como el momento de notificación se pueden configurar en la 
    sección “Gestión de usuarios”.
  • Correo de finalización – Se envía cuando se ha finalizado un proceso de firma. Al correo 
    se adjunta el documento firmado.
  • Correo resumen de la operación – Solamente para operaciones realizadas a través de 
    las API. Se envía cuando la operación ha terminado y contendrá el resumen de toda la 
    operación. Al correo se adjunta el documento firmado.

Para cada uno de los correos anteriores puedes personalizar los mensajes, pudiendo elegir 
entre los tres idiomas en los cuales están disponibles los correos (español, inglés y francés). 
Puedes personalizar tanto el asunto del correo como el cuerpo del mensaje, con un editor 
de texto HTML.
El editor, contiene funcionalidades de edición típicas, organizadas en un menú superior. En 
particular:

  • El menú “Herramientas” contiene la funcionalidad “Código fuente”, que abre una 
    ventana emergente en la cual puedes introducir y/o modificar el código HTML del 
    correo electrónico.

  • El menú “Variables” permite introducir en el correo variables de texto que serán 
    reemplazadas, a la hora de enviar el correo, con los valores (cadena de texto) definidos 
    en la plataforma:
    • Operación -> Id – Se reemplaza con el valor del Id de operación.
    • Firmantes -> Id – Se reemplaza con el valor del Id de firmante.
    • Firmantes -> DNI – Se reemplaza con el valor del DNI del firmante.
    • Firmantes -> Nombre – Se reemplaza con el valor del nombre y apellido del 
      firmante.
    • Firmantes -> Correo electrónico – Se reemplaza con el valor del correo 
      electrónico del firmante.
    • Firmantes -> Teléfono – Se reemplaza con el valor del teléfono del firmante.
    • Aplicación -> Urls -> Firma – Se reemplaza con la Url que lleva al formulario de 
      acceso del firmante a la operación de firma, en el cual se pide introducir el DNI.
    • Aplicación -> Urls -> Firma con DNI – Se reemplaza con la Url que lleva al 
      firmante directamente a la operación de firma, sin pasar por el formulario de 
      acceso en el cual se pide introducir el DNI.
    • GDPR -> Condiciones legales – Se reemplaza con el texto que detalla las 
      condiciones legales para el cumplimiento del GDPR. (OBLIGATORIO) .

También es posible dejar la configuración por defecto, marcando la casilla correspondiente.
Pulsando en la pestaña “Varios” puedes configurar otras opciones de correos electrónicos:

  • Enviar copia del correo de finalización a direcciones específicas, tanto con copia (CC) 
    como con copia oculta (CCO): Se envía a la/s dirección/es introducida/s una copia 
    de todos los correos de finalización de una operación (ejemplo: operación con dos 
    firmantes, se envían dos correos de finalización).

Importante: Por limitación del servicio de correo, no puede coincidir el email del firmante 
con ninguno de los email incluidos en los campos de copia (CC) y de copia oculta (CCO)

  • Especificar el nombre y la dirección de correo electrónico desde donde se enviarán los 
    correos (como alias), o, en alternativa, dejar la configuración desde donde se envía el 
    correo electrónico por defecto, marcando la casilla correspondiente.
  • Especificar la configuración del servidor desde el cual quieres que se envíen los correos 
    electrónicos (SMTP)
    • Servidor:
    • Puerto:
    • Usuario:
    • Contraseña:

    O, en alternativa, dejar la configuración SMTP por defecto, marcando la casilla 
    correspondiente.

    Importante: Si cambias la configuración del servidor SMTP se perderán todas las 
    evidencias sobre los correos electrónicos no teniendo la plataforma el control sobre lo 
    mismos.