¿Cómo enviar a firmar un documento con firma grafométrica?
Con esta funcionalidad, puedes enviar un documento a un firmante desde tu cuenta de usuario, sea interno de tu empresa o externo a tu organización. Para enviar un documento a firmar con firma grafométrica, tienes que seguir cuatro sencillos pasos:
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Selecciona el PDF a firmar
Puedes seleccionar un documento desde distintas ubicaciones o fuentes:
• Tu ordenador (Local)
• Dropbox
• Google Drive
• One Drive
• Escáner
A continuación, el fichero se muestra en la pantalla, y se visualizan todas las páginas del mismo.
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Introduce los datos de los firmantes
Tras la carga del documento tienes que introducir los datos de los firmantes.
Marcando la opción “Generar firma secuencial por orden de añadidos”, puedes establecer si marcar un orden en el flujo del proceso de firma:
• Si marcas “Si”, el proceso de firma se realiza de forma secuencial, por orden
progresivo de numeración con el cual los firmantes se van a añadir. Es decir, si
añades tres firmantes, el firmante número 2 podrá acceder a la plataforma de
firma solamente después que el firmante número 1 haya finalizado su operación
de firma. De la misma manera, el firmante número 3 podrá acceder solamente
después que el firmante número 2 haya finalizado su operación.
• Si marcas “No”, no habrá un orden preestablecido entre los firmantes.
A continuación, puedes introducir los datos del primer firmante:
• Nombre y apellidos (campo obligatorio)
• DNI/CIF (campo obligatorio)
• Correo electrónico (campo obligatorio)
• Puedes marcar la opción “Validar por correo electrónico”, para que se envíe
al firmante un correo electrónico con un enlace para validar la operación de
firma.
• Teléfono – Introduciendo este campo, si se introduce un número internacional
el prefijo tendrá ir con formato +xxx y los números españoles podrán ir sin el +34,
puedes elegir la forma de autenticación:
• No usar SMS – No se realizará ninguna validación por SMS, por lo cual no es
necesario introducir el número de teléfono.
• Validar acceso por SMS – Se enviará al firmante un código de verificación por SMS
al número de teléfono indicado, que deberá utilizarse para acceder a la operación
de firma.
• Validar firma por SMS – Se enviará al firmante un código de verificación por SMS
al número de teléfono indicado, que deberá utilizarse para validar la operación de
firma.
• Idioma (campo obligatorio) – Puedes elegir el idioma que se usará con el firmante
a lo largo de todo el flujo de firma, lo que incluye a las comunicaciones por email,
SMS y el texto de las páginas de firma y de confirmación de proceso realizado.
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Introduce las opciones de firma
También, puedes elegir la posición de la firma en el documento, marcando las opciones:
• Todas las páginas
• Páginas pares
• Páginas impares
• Última página
• Personalizar la ubicación – En este caso, puedes indicar las páginas en las que
quieres ubicar la firma en el campo “Números de página”.
La ubicación de la firma se visualiza en uno o más cuadros flotando en el documento PDF.
Puedes posicionar la(s) firma(s) en la ubicación deseada en la página del documento. También puedes redimensionar la(s) firma(s) manteniendo pulsada la esquina inferior derecha del cuadro y arrastrándola hasta alcanzar el tamaño deseado. También, puedes introducir de forma manual las coordenadas de posicionamiento de la(s) firma(s), modificando lo campos siguientes:
• Desplazamiento superior – Distancia desde el margen superior del documento
(medida en píxeles)
• Desplazamiento izquierdo – Distancia desde el margen superior del documento
(medida en píxeles)
• Ancho del cuadro de firma (medido en píxeles)
• Alto del cuadro de firma (medido en píxeles)
Finalmente, puedes elegir cuáles opciones de posicionamiento de la firma ofrecer al firmante.
Seleccionando “Bloquear la firma”, el firmante no puede reubicar o redimensionar el cuadro de firma. En caso contrario, se puede elegir ofrecer al firmante:
• Permitir mover firma
• Permitir redimensionar la firma
• Permitir duplicar la firma
• Permitir borrar la firma
Una vez elegidas las opciones para la primera firma del primer firmante, puedes:
a. Añadir más firmas para este firmante, pulsando “+Añadir nuevos datos de firma”. No
hay un límite al número de firmas. Cada nueva firma se muestra en el documento
con un código de colores distintos.
b. Añadir un nuevo firmante, pulsando “+Añadir firmante”. En este caso deberás
introducir los datos del nuevo firmante y la información para sus firmas, repitiendo los pasos descritos previamente. No hay un límite al número de firmantes. Cada firmante, está identificado con un número progresivo y lo mismo para las firma asociada a cada firmante. (Ejemplos: 1.1 = primera firma del primer firmante; 3.2 = segunda firma del tercer firmante). Puedes borrar los firmantes adicionales, pulsando en el botón “Eliminar firmante”.
- Envío a firma
Pulsando “Finalizar” podrás enviar el documento a los firmantes con las opciones elegidas.
Se mostrará un cuadro de diálogo que informa del resultado de la operación. Si la operación se ha generado correctamente, se muestra en el mensaje:
• El Id de la operación
• Los Ids de firmantes – cada firmante está identificado con un número progresivo.
Al lado de cada Ids de firmante, se visualiza un enlace, pinchando el cual el firmante puede completar el proceso de firma, si se encuentra junto al emisor y el dispositivo de firma, y la firma se realizará en ese momento (firma síncrona).
Si el firmante se encuentra en otra ubicación, puede realizar posteriormente el acceso a la plataforma mediante el enlace que se le ha enviado a su dirección de correo electrónico (firma asíncrona).
En ambos casos, el proceso de firma se realiza por el firmante de la siguiente manera:
1. Al acceder a la plataforma, se abre una página de identificación, en la cual el firmante debe introducir su DNI/CIF y marcar la casilla “He leído y acepto las Condiciones Generales. del servicio RUBRICAE».
• Si fue seleccionada la opción “Validar acceso por SMS” se enviará al firmante un código de verificación por SMS al número de teléfono indicado previamente. El código deberá
introducirse en la pantalla que se muestra al firmante para acceder a la
plataforma.2. A continuación, se enseña al firmante el documento para firmar. En primer lugar, es
necesario aceptar las tres cláusulas.
a. Confirmo que todos los datos indicados en el presente documento son correctos y requiero proceder a la firma del mismo habiendo leído las Condiciones Generales de Rubricae.
b. He leído y consiento expresamente el tratamiento de mis datos conforme a lo establecido por la política de protección de datos de Rubricae.
c. Consiento expresamente el tratamiento de mis datos biométricos por Rubricae con el fin de prestar de forma correcta el servicio.
3. Para firmar el documento, el firmante deberá pulsar el botón “Firmar”. En este caso,
se muestra un formulario para poder dibujar su firma. Puedes firmar directamente
en el recuadro que aparece, utilizando el ratón o touchpad del ordenador, o firmar con el dedo, si se accede desde un dispositivo móvil. Pulsar “Guardar” para registrar la firma, “Limpiar” para volver a realizarla o “Cancelar” para volver atrás. Puedes repetir la firma cuantas veces sea necesario volviendo a pulsar “Firmar”.
Un vez realizada la firma, esta aparece en un cuadro flotando en el documento PDF.
Si anteriormente fueron elegidas las opciones correspondientes, el firmante puede:
posicionar la firma en la ubicación deseada en el documento; redimensionar la firma manteniendo pulsada la esquina inferior derecha del cuadro y arrastrándola hasta alcanzar el tamaño deseado; duplicar la firma o borrarla, pulsando los botones
correspondientes en el marco superior del cuadro.
5. Para finalizar el proceso de firma, el firmante deberá pulsar el botón “Finalizar”.
a. Si fue seleccionada la opción “Validar por correo electrónico”, se enviará al
firmante un correo electrónico con un enlace para validar la operación.
b. Si fue seleccionada la opción “Validar firma por SMS” se enviará al firmante un
código de verificación por SMS al número de teléfono indicado previamente.
El código deberá introducirse en la pantalla que se muestra al firmante para
validar el proceso de firma.
En caso hayas especificado más de un firmante, este proceso se repetirá de la misma manera para cada firmante. Finalizado el proceso de firma por todos los firmantes, se enviará a todos ellos el documento firmado a los correos electrónicos que has especificado para cada uno de ellos.
