¿Cómo enviar a firmar un documento con firma electrónica?

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Con esta funcionalidad, puedes enviar un documento a uno o más firmantes desde tu cuenta de usuario, sea un usuario de la plataforma o no.

Para enviar un documento a firmar con firma electrónica, tienes que seguir cuatro sencillos pasos:

  1. Selecciona el PDF a firmar
    Puedes seleccionar un documento desde distintas ubicaciones o fuentes:
     
    • Tu ordenador(Local)
    • Dropbox
    • Google Drive
    • One Drive
    • Escáner

    A continuación, el fichero se muestra en la pantalla, y se visualizan todas las páginas del mismo. 

  2. Introduce los datos de los firmantes
    Tras la carga del documento tienes que introducir los datos de los firmantes.
    Marcando la opción “Generar firma secuencial por orden de añadidos”, puedes establecer si marcar un orden en el flujo del proceso de firma:
      • Si marcas “Si”, el proceso de firma se realiza de forma secuencial, por orden progresivo de numeración con el cual los firmantes se van a añadir. Es decir, si añades tres firmantes, el firmante número 2 podrá acceder a la plataforma de firma solamente después que el firmante número 1 haya finalizado su operación de firma. De la misma manera, el firmante número 3 podrá acceder solamente después que el firmante número 2 haya finalizado su operación.
      • Si marcas “No”, no habrá un orden preestablecido entre los firmantes. 

    A continuación, puedes introducir los datos del primer firmante:

    Si el firmante es un usuario de la plataforma, habrá que marcar la opción “Usuario de la plataforma” con “si”. En este caso, solamente habrá que introducir su nombre de usuario de la plataforma en el campo “Nombre de usuario”, ya que los demás datos (nombre y apellidos, DNI/CIF y correo electrónico) ya se encuentran almacenados en la plataforma.
    Si el firmante no es usuario de la plataforma, habrá que marcar la opción “Usuario de la plataforma” con “no”. En esta caso, habrá que introducir los datos siguientes:

    • Nombre y apellidos (campo obligatorio)
    • DNI/CIF (campo obligatorio)
    • Correo electrónico (campo obligatorio)

    Tanto para firmantes que sean o no usuarios de la plataforma, tendrás que introducir la siguiente información:

    • Puedes marcar la opción “Validar por correo electrónico”, para que se envíe al                  firmante un correo electrónico con un enlace para validar la operación de firma.
    • Teléfono – necesario para las validaciones por SMS:

               Importante: para los números internacionales es obligatorio introducir el prefijo              con formato +xx, mientras que para los números españoles no es necesario.

      • No usar SMS – No se realizará ninguna validación por SMS, por lo cual no es necesario introducir el número de teléfono.
      • Validar acceso por SMS – Se enviará al firmante un código de verificación por SMS al número de teléfono indicado, que deberá utilizarse para acceder a la operación de firma.
      • Validar firma por SMS – Se enviará al firmante un código de verificación por SMS al número de teléfono indicado, que deberá utilizarse para validar la operación de firma.
    • Idioma (campo obligatorio) – Puedes elegir el idioma en el cual se enviarán al firmante las comunicaciones del proceso de firma del documento, entre español, inglés o francés.

    Puedes añadir un nuevo firmante, pulsando “+Añadir firmante”. En este caso deberás 
    introducir los datos del nuevo firmante, repitiendo los pasos descritos previamente. No hay un límite al número de firmantes. Cada firmante, está identificado con un número progresivo. 
    Puedes borrar los firmantes adicionales, pulsando en el botón “Eliminar firmante”.

  3. Introduce las opciones de firma automática

      Marcando la opción “Activar firma automática” con “si”, el documento se firmará 
      automáticamente con un certificado cualificado cuando todos los firmantes hayan firmado. 
      Para ello, puedes seleccionar un certificado entre los que has cargado previamente en la sección “Configuración de certificados”.

    • Envío a firma
      Pulsando “Finalizar” podrás enviar el documento a los firmantes con las opciones elegidas. 
      Se mostrará un cuadro de diálogo que informa del resultado de la operación. Si la operación se ha generado correctamente, se muestra en el mensaje:
      • El Id de la operación
      • Los Ids de firmantes – cada firmante está identificado con un número progresivo.

      Al lado de cada Ids de firmante, se visualiza un enlace, pinchando el cual el firmante puede completar el proceso de firma, si se encuentra junto al emisor y el dispositivo de firma, y la firma se realizará en ese momento (firma síncrona).

    Si el firmante se encuentra en otra ubicación, puede realizar posteriormente el acceso a la plataforma mediante el enlace que se le ha enviado a su dirección de correo electrónico (firma asíncrona).

    En ambos casos, el proceso de firma se realiza por el firmante de la siguiente manera:

    • Al acceder a la plataforma, se abre una página de identificación, en la cual el firmante debe introducir su DNI/CIF y marcar la casilla “He leído y acepto las Condiciones                Generales del servicio RUBRICAE”.


     

    • Si fue seleccionada la opción “Validar acceso por SMS” se enviará al firmante un código de verificación por SMS al número de teléfono indicado previamente. El código deberá introducirse en la pantalla que se muestra al firmante para acceder a la plataforma.
    • A continuación, se enseña al firmante el documento para firmar. En primer lugar, es necesario aceptar las dos cláusulas:
      • Confirmo que todos los datos indicados en el presente documento son correctos y requiero proceder a la firma del mismo habiendo leído las Condiciones Generales de Rubricae.
      • He leído y consiento expresamente el tratamiento de mis datos conforme a lo          establecido  por la política de protección de datos de Rubricae.

      • Para finalizar el proceso de firma, el firmante deberá pulsar el botón “Finalizar”.
        • Si fue seleccionada la opción “Validar por correo electrónico”, se enviará al firmante un correo electrónico con un enlace para validar la operación.
        • Si fue seleccionada la opción “Validar firma por SMS” se enviará al firmante un código de verificación por SMS al número de teléfono indicado previamente. 
          El código deberá introducirse en la pantalla que se muestra al firmante para validar el proceso de firma.

      En caso hayas especificado más de un firmante, este proceso se repetirá de la misma manera para cada firmante. 

      Finalizado el proceso de firma por todos los firmantes, se enviará a todos ellos el documento firmado a los correos electrónicos que has especificado para cada uno de ellos.