Añadir un nuevo usuario
Puedes añadir un nueva cuenta de usuario, pulsando el botón “+ Nuevo”. Se mostrará una nueva página en la cual puedes configurar la nueva cuenta de usuario, y que se organiza en
distintas pestanãs :
- Pestaña “Información general”, en la cual puedes configurar los siguientes campos:
- Empresa – Tu cuenta de empresa.
- Rol – Usuario o Empresa (Administrador)
- DNI/CIF (campo obligatorio)
- Razón social
NOTA: Para poder modificar la razón social del usuario debe crearse como
una cuenta de sistema
NOTA: Rellenar solo si la razón social es diferente a la de la empresa - Nombre (campo obligatorio)
- Correo electrónico (campo obligatorio)
- Teléfono (campo obligatorio)
- Nombre de usuario (campo obligatorio)
- Checks:
- Crear cuenta de sistema – NOTA: solo creando una cuenta de sistema se podrán generar para el usuario un APIKEY y SECRETO para el uso de la plataforma a través de las APIS.
- Notificar al usuario acerca de su nueva cuenta – Envía a la dirección de correo del nuevo usuario la información acerca de su nueva cuenta.
- Pestaña “Correos electrónicos”, en la cual puedes personalizar los distintos correos
electrónicos que la plataforma Rubricae™ envía a los usuarios (véase también
“Configuración de correos electrónicos”):- Correo de notificación – Se envía cuando la plataforma pone a disposición un
documento para que el usuario proceda a su firma. - Correo de validación – Se envía cuando la plataforma requiere de la validación
de la firma del firmante. - Correo recordatorio – Se envía cuando el usuario firmante no ha completado el
proceso de firma. Puedes configurar el intervalo de tiempo tras el cual se envía
el correo en la sección “Gestión de usuarios”. Este correo se envía solo una vez. - Correo de expiración – Se envía cuando una operación está a punto de caducar.
Tanto el momento de caducidad como el momento de notificación se pueden
configurar en la sección “Gestión de usuarios”. - Correo de finalización – Se envía cuando se ha finalizado un proceso de firma.
Al correo se adjunta el documento firmado. - Correo resumen de la operación – Solamente para operaciones realizadas a
través de las API. Se envía cuando la operación ha terminado y contendrá el
resumen de toda la operación. Al correo se adjunta el documento firmado.
Para cada uno de los correos anteriores puedes personalizar los mensajes, pudiendo elegir entre los tres idiomas en los cuales están disponibles los correos (español, inglés
y francés). Puede personalizar tanto el asunto del correo como el cuerpo del mensaje,
con un editor de texto HTML.Importante: La personalización de los correos a nivel de USUARIO manda sobre la
personalización de los correos que hayas realizado a nivel de EMPRESA. - Correo de notificación – Se envía cuando la plataforma pone a disposición un
El editor, contiene funcionalidades de edición típicas, organizadas en un menú superior. En
particular:
- El menú “Herramientas” contiene la funcionalidad “Código fuente”, que abre una ventana emergente en la cual puedes introducir y/o modificar el código HTML del correo electrónico.
- El menú “Variables” permite introducir en el correo variables de texto que serán
reemplazadas, a la hora de enviar el correo, con los valores (cadena de texto)
definidos en la plataforma:- Operación -> Id – Se reemplaza con el valor del Id de operación.
- Firmantes -> Id – Se reemplaza con el valor del Id de firmante.
- Firmantes -> DNI – Se reemplaza con el valor del DNI del firmante.
- Firmantes -> Nombre – Se reemplaza con el valor del nombre y apellido del
firmante. - Firmantes -> Correo electrónico – Se reemplaza con el valor del correo
electrónico del firmante. - Firmantes -> Teléfono – Se reemplaza con el valor del teléfono del firmante.
- Aplicación -> Urls -> Firma – Se reemplaza con la Url que lleva al formulario de
acceso del firmante a la operación de firma, en el cual se pide introducir el DNI. - Aplicación -> Urls -> Firma con DNI – Se reemplaza con la Url que lleva al
firmante directamente a la operación de firma, sin pasar por el formulario de
acceso en el cual se pide introducir el DNI. - GDPR -> Condiciones legales – Se reemplaza con el texto que detalla las
condiciones legales para el cumplimiento del GDPR. (OBLIGATORIO)
También es posible dejar la configuración por defecto, marcando la casilla
correspondiente.
- El menú “Variables” permite introducir en el correo variables de texto que serán
En la pestaña “Configuración” puedes configurar otras opciones de correos electrónicos:
- Enviar copia del correo de finalización a direcciones específicas, tanto con copia (CC)
como con copia oculta (CCO): Se envía a la/s dirección/es introducida/s una copia
de todos los correos de finalización de una operación (ejemplo: operación con dos
firmantes, se envían dos correos de finalización) .
Importante: Por limitación del servicio de correo, no puede coincidir el email del
firmante con ninguno de los email incluidos en los campos de copia (CC) y de
copia oculta (CCO).
- Especificar el nombre y la dirección de correo electrónico desde donde se enviarán los
correos (como alias), o, en alternativa, dejar la configuración desde donde se envía el
correo electrónico por defecto, marcando la casilla correspondiente. - Especificar la configuración del servidor desde el cual quieres que se envíen los correos
electrónicos (SMTP)- Servidor:
- Puerto:
- Usuario:
- Contraseña:
O, en alternativa, dejar la configuración SMTP por defecto, marcando la casilla correspondiente.
Importante: Si cambias la configuración del servidor SMTP se perderán todas las evidencias sobre los correos electrónicos no teniendo la plataforma el control sobre lo mismos.
- Pestaña “SMS’s”: véase “Configuración de SMS’s
Importante: La personalización de los SMS’s nivel de USUARIO manda sobre la
personalización de los SMS’s que hayas realizado a nivel de EMPRESA (sección “Gestión
de empresas”).
- Pestaña “Límites de uso”, en la cual puedes configurar los siguientes campos:
- Límite de firmas – Activando este límite, marcando la casilla correspondiente,
puedes definir:- Total – El total de firmas superado el cual se activa una acción.
- Al finalizar – La acción que se ejecuta al superar el límite definido
anteriormente, pudiendo elegir entre “Bloquear acceso” y “Bloquear firmas”.
- Límite de fechas – Pulsando “Añadir límite de fecha” puedes elegir:
- Fecha – La fecha límite para las operaciones que puede realizar el usuario
- Al finalizar – La acción que se ejecuta al superar el límite definido
anteriormente, pudiendo elegir entre “Bloquear acceso” y “Bloquear firmas”.
Puedes añadir cuantos limites desees. Puedes eliminar un límite fijado pulsando el botón “Eliminar límite”.
- Límite de firmas – Activando este límite, marcando la casilla correspondiente,
- Pestaña “Callbacks”, en la cual puedes configurar las opciones de Callback. Puedes configurar los siguientes campos: ç
- Url – Url a la que debe comunicarse la plataforma en cada evento generado.
- Intentos totales – Número de intentos totales en caso de que el callback falle.
Mínimo 5, máximo 30. - Intervalo – Intervalo, en minutos, del tiempo que tardará en reintentarse el callback. Debes especificar un tiempo prudencial entre el fallo y el arreglo del servicio del callback. También puedes configurar, seleccionando la casilla correspondiente:
- Notificar cada error.
- Notificar el final de los reintentos, tanto de éxito como de error, en caso de
que el primero haya fallado.
- Correo electrónico – Correo electrónico al que se enviarán las notificaciones. Si lo dejas en blanco, se enviarán al correo electrónico del usuario.
NOTA: Un callback permite enviar algunos datos de una operación en JSON, predefinidos en la plataforma, a través de una url de un endpoint generado por el cliente en su sistema.
En caso de que la comunicación de un error, por defecto, Rubricae volverá a intentarlo un número configurable de veces más y en un intervalo configurable por cada intento. Si los intentos configurados finalizan todos con error, Rubricae volverá a intentarlo automáticamente durante 3 días más, una vez al día.
Si todas las comunicaciones fallan, finalizarán los intentos y se enviará un último correo electrónico con el estado de todas las comunicaciones con la fecha y el mensaje de error y además se adjuntará un documento de texto con el JSON del evento generado que se intentaba enviar por callback.
- Pestaña “Varios”, en la cual puedes configurar los siguientes campos:
- Casilla “Activar correo electrónico de recordatorio de operación”, marcando la
cual puedes definir:- “Enviar recordatorio después de”, pudiendo elegir el intervalo de tiempo
(número de minutos, horas, días, meses o años) tras el cual se envía el
correo electrónico de recordatorio al usuario firmante, en el caso no haya
completado el proceso de firma. Este correo se envía solo una vez.
- “Enviar recordatorio después de”, pudiendo elegir el intervalo de tiempo
- “La operación caduca a los”, pudiendo elegir el intervalo de tiempo (número de
minutos, horas, días, meses o años) tras el cual caduca la operación de firma que
se ha remitido a un usuario firmante. - Casilla “Activar correo electrónico de caducidad de operación”, marcando la
cual puedes activar el correo de expiración, que se envía cuando una operación
está a punto de caducar. Puedes definir:- “Notificar caducidad faltando”, pudiendo elegir el momento (un número
de minutos, horas, días, meses o años) en el cual se envía al usuario firmante
el correo de expiración.
- “Notificar caducidad faltando”, pudiendo elegir el momento (un número
- Adjuntar evidencias el documento firmado – Marcando la casilla la plataforma
adjuntarà al documento firmado el documento de evidencias de la operación de
firma que podrás descargar en las secciones Gestión de documentos firmados y
Gestión de operaciones.
- Casilla “Activar correo electrónico de recordatorio de operación”, marcando la
Adjuntar metadatos el documento firmado (ENI) – Marcando la casilla correspondiente
la plataforma adjuntará un fichero con los metadatos definidos al documento firmado, que
también podrás descargar en las secciones Gestión de documentos firmados y Gestión de
operaciones.
Insertar registro de documento firmado en blockchain (Ethereum y Bitcoin) – Marcan do la casilla correspondiente la plataforma generará e insertará en el documento firmado un
registro Ethereum y Bitcoin.
- Servicios de almacenamiento en la nube – Estos servicios solo sirven para que el
usuario pueda seleccionar un documento para firmar, en ningún caso se usará para
guardar el documento firmado. - Activar Dropbox para que el usuario pueda seleccionar un documento PDF a
través de este servicio, marcando la casilla correspondiente. - Activar Google Drive para que el usuario pueda seleccionar un documento
PDF a través de este servicio, marcando la casilla correspondiente. - Activar OneDrive para que el usuario pueda seleccionar un documento PDF
a través de este servicio, marcando la casilla correspondiente.
Importante: en el caso de que, por restricciones de firewall a nivel de empresa, alguno
de estos servicio provocan un bloqueo de la firma de un documento, es únicamente
necesario deshabilitar el servicio implicado y volver a generar las operaciones afectadas.
- Generar reporte cuando se le envía el correo electrónico de notificación al
firmante – Marcando esta casilla la plataforma generará para cada operación, además
del certificado final, también un certificado de operación referente únicamente al envío
del correo de notificación al firmante (“Certificado de transacción electrónica de la
operación”. - Generar reporte cuando el firmante accede al visor de documentos para su
firma – Marcando esta casilla la plataforma generará para cada operación, además del
certificado final, también un certificado de operación en cuanto el firmante visualice
el documento a firmar. Este certificado además de estos nuevos datos contendrá
también los datos del certificado anterior. (“Certificado de transacción electrónica de
la operación”.
Campo “Reason”
En este campo de la representación gráfica de la firma electrónica siempre aparecerá por
defecto “OperationID”. En el caso de que haya asignado un “CustomID” específico para su
operación, éste sustutuitrá al OperationID en este campo.
Esta información quedará reflejada en la representación gráfica de la firma electrónica que
aparece en el documento firmado.