Añadir un nuevo usuario

Puedes añadir un nueva cuenta de usuario, pulsando el botón “+ Nuevo”. Se mostrará una nueva página en la cual puedes configurar la nueva cuenta de usuario, y que se organiza en
distintas pestanãs :

  • Pestaña “Información general”, en la cual puedes configurar los siguientes campos:
    • Empresa – Tu cuenta de empresa.
    • Rol – Usuario o Empresa (Administrador)
    • DNI/CIF (campo obligatorio)
    • Razón social
      NOTA: Para poder modificar la razón social del usuario debe crearse como 
      una cuenta de sistema
      NOTA: Rellenar solo si la razón social es diferente a la de la empresa
    • Nombre (campo obligatorio)
    • Correo electrónico (campo obligatorio)
    • Teléfono (campo obligatorio)
    • Nombre de usuario (campo obligatorio)
    • Checks:
      • Crear cuenta de sistema – NOTA: solo creando una cuenta de sistema se podrán generar para el usuario un APIKEY y SECRETO para el uso de la plataforma a través de las APIS.
      • Notificar al usuario acerca de su nueva cuenta – Envía a la dirección de correo del nuevo usuario la información acerca de su nueva cuenta.

  • Pestaña “Correos electrónicos”, en la cual puedes personalizar los distintos correos 
    electrónicos que la plataforma Rubricae™ envía a los usuarios (véase también 
    “Configuración de correos electrónicos”):
    • Correo de notificación – Se envía cuando la plataforma pone a disposición un 
      documento para que el usuario proceda a su firma.
    • Correo de validación – Se envía cuando la plataforma requiere de la validación 
      de la firma del firmante.
    • Correo recordatorio – Se envía cuando el usuario firmante no ha completado el 
      proceso de firma. Puedes configurar el intervalo de tiempo tras el cual se envía 
      el correo en la sección “Gestión de usuarios”. Este correo se envía solo una vez.
    • Correo de expiración – Se envía cuando una operación está a punto de caducar. 
      Tanto el momento de caducidad como el momento de notificación se pueden 
      configurar en la sección “Gestión de usuarios”.
    • Correo de finalización – Se envía cuando se ha finalizado un proceso de firma. 
      Al correo se adjunta el documento firmado.
    • Correo resumen de la operación – Solamente para operaciones realizadas a 
      través de las API. Se envía cuando la operación ha terminado y contendrá el 
      resumen de toda la operación. Al correo se adjunta el documento firmado.

    Para cada uno de los correos anteriores puedes personalizar los mensajes, pudiendo elegir entre los tres idiomas en los cuales están disponibles los correos (español, inglés 
    y francés). Puede personalizar tanto el asunto del correo como el cuerpo del mensaje, 
    con un editor de texto HTML.

    Importante: La personalización de los correos a nivel de USUARIO manda sobre la 
    personalización de los correos que hayas realizado a nivel de EMPRESA.

El editor, contiene funcionalidades de edición típicas, organizadas en un menú superior. En 
particular:

  • El menú “Herramientas” contiene la funcionalidad “Código fuente”, que abre una ventana emergente en la cual puedes introducir y/o modificar el código HTML del correo electrónico.
    • El menú “Variables” permite introducir en el correo variables de texto que serán 
      reemplazadas, a la hora de enviar el correo, con los valores (cadena de texto) 
      definidos en la plataforma:
      • Operación -> Id – Se reemplaza con el valor del Id de operación.
      • Firmantes -> Id – Se reemplaza con el valor del Id de firmante.
      • Firmantes -> DNI – Se reemplaza con el valor del DNI del firmante.
      • Firmantes -> Nombre – Se reemplaza con el valor del nombre y apellido del 
        firmante.
      • Firmantes -> Correo electrónico – Se reemplaza con el valor del correo 
        electrónico del firmante.
      • Firmantes -> Teléfono – Se reemplaza con el valor del teléfono del firmante.
      • Aplicación -> Urls -> Firma – Se reemplaza con la Url que lleva al formulario de 
        acceso del firmante a la operación de firma, en el cual se pide introducir el DNI.
      • Aplicación -> Urls -> Firma con DNI – Se reemplaza con la Url que lleva al 
        firmante directamente a la operación de firma, sin pasar por el formulario de 
        acceso en el cual se pide introducir el DNI.
      • GDPR -> Condiciones legales – Se reemplaza con el texto que detalla las 
        condiciones legales para el cumplimiento del GDPR. (OBLIGATORIO)
        También es posible dejar la configuración por defecto, marcando la casilla 
        correspondiente.

En la pestaña “Configuración” puedes configurar otras opciones de correos electrónicos:

  • Enviar copia del correo de finalización a direcciones específicas, tanto con copia (CC) 
    como con copia oculta (CCO): Se envía a la/s dirección/es introducida/s una copia 
    de todos los correos de finalización de una operación (ejemplo: operación con dos 
    firmantes, se envían dos correos de finalización) .

Importante: Por limitación del servicio de correo, no puede coincidir el email del 
firmante con ninguno de los email incluidos en los campos de copia (CC) y de 
copia oculta (CCO).

  • Especificar el nombre y la dirección de correo electrónico desde donde se enviarán los 
    correos (como alias), o, en alternativa, dejar la configuración desde donde se envía el 
    correo electrónico por defecto, marcando la casilla correspondiente.
  • Especificar la configuración del servidor desde el cual quieres que se envíen los correos 
    electrónicos (SMTP)
    • Servidor:
    • Puerto:
    • Usuario:
    • Contraseña:

O, en alternativa, dejar la configuración SMTP por defecto, marcando la casilla correspondiente. 

Importante: Si cambias la configuración del servidor SMTP se perderán todas las evidencias sobre los correos electrónicos no teniendo la plataforma el control sobre lo mismos. 

  • Pestaña “SMS’s”: véase “Configuración de SMS’s

Importante: La personalización de los SMS’s nivel de USUARIO manda sobre la 
personalización de los SMS’s que hayas realizado a nivel de EMPRESA (sección “Gestión 
de empresas”).

  • Pestaña “Límites de uso”, en la cual puedes configurar los siguientes campos:
    • Límite de firmas – Activando este límite, marcando la casilla correspondiente, 
      puedes definir:
      • Total – El total de firmas superado el cual se activa una acción.
      • Al finalizar – La acción que se ejecuta al superar el límite definido 
        anteriormente, pudiendo elegir entre “Bloquear acceso” y “Bloquear firmas”.
    • Límite de fechas – Pulsando “Añadir límite de fecha” puedes elegir:
      • Fecha – La fecha límite para las operaciones que puede realizar el usuario
      • Al finalizar – La acción que se ejecuta al superar el límite definido 
        anteriormente, pudiendo elegir entre “Bloquear acceso” y “Bloquear firmas”.
        Puedes añadir cuantos limites desees. Puedes eliminar un límite fijado pulsando el botón “Eliminar límite”.

  • Pestaña “Callbacks”, en la cual puedes configurar las opciones de Callback. Puedes configurar los siguientes campos: ç
    • Url – Url a la que debe comunicarse la plataforma en cada evento generado.
    • Intentos totales – Número de intentos totales en caso de que el callback falle. 
      Mínimo 5, máximo 30.
    • Intervalo – Intervalo, en minutos, del tiempo que tardará en reintentarse el callback.  Debes especificar un tiempo prudencial entre el fallo y el arreglo del servicio del callback. También puedes configurar, seleccionando la casilla correspondiente:
      • Notificar cada error.
      • Notificar el final de los reintentos, tanto de éxito como de error, en caso de 
        que el primero haya fallado.
    • Correo electrónico – Correo electrónico al que se enviarán las notificaciones. Si lo dejas en blanco, se enviarán al correo electrónico del usuario.

NOTA: Un callback permite enviar algunos datos de una operación en JSON, predefinidos en la plataforma, a través de una url de un endpoint generado por el cliente en su sistema.
En caso de que la comunicación de un error, por defecto, Rubricae volverá a intentarlo un número configurable de veces más y en un intervalo configurable por cada intento. Si los intentos configurados finalizan todos con error, Rubricae volverá a intentarlo automáticamente durante 3 días más, una vez al día.
Si todas las comunicaciones fallan, finalizarán los intentos y se enviará un último correo electrónico con el estado de todas las comunicaciones con la fecha y el mensaje de error y además se adjuntará un documento de texto con el JSON del evento generado que se intentaba enviar por callback.

  • Pestaña “Varios”, en la cual puedes configurar los siguientes campos:
    • Casilla “Activar correo electrónico de recordatorio de operación”, marcando la 
      cual puedes definir:
      •  “Enviar recordatorio después de”, pudiendo elegir el intervalo de tiempo 
        (número de minutos, horas, días, meses o años) tras el cual se envía el 
        correo electrónico de recordatorio al usuario firmante, en el caso no haya 
        completado el proceso de firma. Este correo se envía solo una vez.
    •  “La operación caduca a los”, pudiendo elegir el intervalo de tiempo (número de 
      minutos, horas, días, meses o años) tras el cual caduca la operación de firma que 
      se ha remitido a un usuario firmante.
    • Casilla “Activar correo electrónico de caducidad de operación”, marcando la 
      cual puedes activar el correo de expiración, que se envía cuando una operación 
      está a punto de caducar. Puedes definir:
      • “Notificar caducidad faltando”, pudiendo elegir el momento (un número 
        de minutos, horas, días, meses o años) en el cual se envía al usuario firmante 
        el correo de expiración.
    • Adjuntar evidencias el documento firmado – Marcando la casilla la plataforma 
      adjuntarà al documento firmado el documento de evidencias de la operación de 
      firma que podrás descargar en las secciones Gestión de documentos firmados y 
      Gestión de operaciones. 

Adjuntar metadatos el documento firmado (ENI) – Marcando la casilla correspondiente 
la plataforma adjuntará un fichero con los metadatos definidos al documento firmado, que 
también podrás descargar en las secciones Gestión de documentos firmados y Gestión de 
operaciones.

Insertar registro de documento firmado en blockchain (Ethereum y Bitcoin) – Marcan do la casilla correspondiente la plataforma generará e insertará en el documento firmado un 
registro Ethereum y Bitcoin.

  • Servicios de almacenamiento en la nube – Estos servicios solo sirven para que el 
    usuario pueda seleccionar un documento para firmar, en ningún caso se usará para 
    guardar el documento firmado.
  • Activar Dropbox para que el usuario pueda seleccionar un documento PDF a 
    través de este servicio, marcando la casilla correspondiente.
  • Activar Google Drive para que el usuario pueda seleccionar un documento 
    PDF a través de este servicio, marcando la casilla correspondiente.
  • Activar OneDrive para que el usuario pueda seleccionar un documento PDF 
    a través de este servicio, marcando la casilla correspondiente.

Importante: en el caso de que, por restricciones de firewall a nivel de empresa, alguno 
de estos servicio provocan un bloqueo de la firma de un documento, es únicamente 
necesario deshabilitar el servicio implicado y volver a generar las operaciones afectadas.

  • Generar reporte cuando se le envía el correo electrónico de notificación al 
    firmante – Marcando esta casilla la plataforma generará para cada operación, además 
    del certificado final, también un certificado de operación referente únicamente al envío 
    del correo de notificación al firmante (“Certificado de transacción electrónica de la 
    operación”.
  • Generar reporte cuando el firmante accede al visor de documentos para su 
    firma – Marcando esta casilla la plataforma generará para cada operación, además del 
    certificado final, también un certificado de operación en cuanto el firmante visualice 
    el documento a firmar. Este certificado además de estos nuevos datos contendrá 
    también los datos del certificado anterior. (“Certificado de transacción electrónica de 
    la operación”.

Campo “Reason”
En este campo de la representación gráfica de la firma electrónica siempre aparecerá por 
defecto “OperationID”. En el caso de que haya asignado un “CustomID” específico para su 
operación, éste sustutuitrá al OperationID en este campo.
Esta información quedará reflejada en la representación gráfica de la firma electrónica que 
aparece en el documento firmado.