Los departamentos de recursos humanos se enfrentan al reto de optimizar sus procesos sin comprometer la seguridad y la legalidad. La transformación digital está cambiando la forma en que las empresas gestionan la contratación, el ciclo de vida y la experiencia de sus empleados y las normativas asociadas. De hecho, según un estudio reciente, el 65% de las empresas en España utiliza herramientas digitales para la gestión de recursos humanos.
En este escenario, la adopción de tecnologías de Identidad Digital se presenta como una solución clave para cumplir con las normativas vigentes, agilizar procesos y garantizar la seguridad y transparencia necesarias en la gestión de empleados.
¿Por qué es esencial la Identidad Digital en Recursos Humanos?
En un entorno empresarial donde la velocidad y la eficiencia son cruciales, la Identidad Digital permite a los departamentos de recursos humanos integrar de manera rápida y segura a los nuevos empleados, gestionar contratos y realizar trámites esenciales sin perder el control sobre la autenticidad y la integridad de los documentos.
Además, la información y los datos que gestionan los departamentos de recursos humanos son altamente sensibles, por lo que cualquier error puede suponer dar visibilidad a información personal confidencial, ocasionando
Las soluciones de Identidad Digital, como las ofrecidas por Rubricae, permiten que la experiencia de contratación sea más eficiente, digital y segura, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de regulaciones tan estrictas como eIDAS y otras normativas laborales en Europa.
De acuerdo con estudios recientes, el 70% de las empresas españolas planean seguir invirtiendo en la digitalización de sus departamentos de recursos humanos , no solo para mejorar la eficiencia operativa, sino también para asegurar el cumplimiento normativo, un aspecto cada vez más importante dada la evolución constante de las regulaciones en torno a la protección de datos y la seguridad jurídica.
Onboarding Digital: Un proceso ágil y seguro
Uno de los momentos más críticos en la gestión de empleados es el proceso de onboarding o el alta de nuevos empleados. Tradicionalmente, este proceso conllevaba varios días o incluso semanas de validaciones manuales, firmas de documentos y verificación de identidad. Hoy en día, Rubricae Secure ofrece soluciones como el OCR ID y el Video ID para validar documentos de identidad y realizar pruebas biométricas de vida de forma remota y segura.
Estas tecnologías permiten, por ejemplo, que un empleado valide su DNI o cualquier otro documento de identidad en cuestión de minutos, y mediante Video ID, realizar una prueba de vida que verifique que la persona es quien dice ser.
Esto no sólo acelera el proceso de contratación, sino que también garantiza el cumplimiento de normativas como la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales y el Reglamento eIDAS, proporcionando una capa adicional de confianza y seguridad.
Firma Electrónica: Más allá del contrato laboral
La digitalización del contrato de trabajo mediante firma electrónica es solo la punta del iceberg. En Rubricae Secure ofrecemos tanto firma electrónica avanzada como cualificada, lo que permite a las empresas formalizar contratos de alta y baja de empleados de forma segura y legalmente vinculante.
Además, durante el ciclo de vida del empleado en la empresa, es probable que se tengan que realizar modificaciones al contrato inicial (en forma de anexos o adendas), todo ello requiere el rigor formal del consentimiento y aceptación que otorga la firma electrónica.
No obstante, nuestras firmas electrónicas también pueden ser utilizadas en una amplia gama de procesos del día a día de recursos humanos:
Gestión de datos bancarios para SEPA
Permite al empleado firmar electrónicamente la autorización para el débito directo, lo que reduce tiempos y errores.
Acuerdos de confidencialidad
Formalización rápida y segura de documentos relacionados con la protección de información sensible.
Cumplimiento de normativas de riesgos laborales
Firma de documentos relacionados con la seguridad y salud en el trabajo, de forma que se garantice la integridad y trazabilidad de los mismos.
Comunicaciones Certificadas: Seguridad y transparencia en cada notificación
Otro de los grandes retos en la gestión de recursos humanos es asegurar que todas las comunicaciones con los empleados sean efectivas y verificables. Aquí es donde entran en juego las Comunicaciones Certificadas de Rubricae Secure, que garantizan la autenticidad e identidad de las partes implicadas en cualquier notificación (alta, baja, modificaciones contractuales, etc.), asegurando la integridad del documento y la trazabilidad completa del envío, recepción y apertura.
Además, una de las comunicaciones más esperadas y al mismo tiempo sensibles son las revisiones salariales. Informar de ellos a través de una Comunicación certificada de Rubricae Secure ayuda a proporcionar seguridad necesaria y crear una experiencia en el proceso altamente positiva.
Ya sea por email o SMS, este tipo de comunicaciones proporcionan un registro de evidencias con sello de tiempo, lo cual es esencial en procesos legales y contractuales.
Algunos de los casos de uso más relevantes para recursos humanos incluyen:
Alta o baja de empleados
El proceso de dar de alta o baja a un empleado tradicionalmente implica múltiples pasos y firmas que pueden alargar el tiempo necesario para formalizar la contratación o el despido. Con las soluciones de Rubricae, estos procedimientos se agilizan mediante la firma electrónica avanzada o certificada, lo que garantiza que todas las partes involucradas cumplen con los requisitos legales. Además, nuestras tecnologías permiten centralizar toda la documentación relacionada con el ciclo de vida del empleado, facilitando la trazabilidad y el almacenamiento seguro de todos los registros.
Modificaciones en los contratos laborales
Cambios en las condiciones laborales, como ajustes salariales o la modificación de funciones, suelen requerir la firma de nuevos acuerdos. Con las Comunicaciones certificadas y las Firmas electrónicas de Rubricae Secure, estos cambios pueden realizarse de manera rápida y segura. Nuestras herramientas aseguran que el empleado reciba notificaciones certificadas y que tanto la empresa como el trabajador tengan evidencia clara y verificable de cada cambio contractual, todo ello respaldado por un sello de tiempo.
Cambios de turno o horarios
La gestión eficiente de los turnos y horarios de los empleados es clave para el buen funcionamiento de las empresas con plantillas grandes o que operan 24/7. Gracias a nuestras Comunicaciones certificadas, los departamentos de recursos humanos pueden notificar a los empleados cualquier cambio en sus horarios o turnos con total seguridad y trazabilidad. Esto asegura que los trabajadores estén informados puntualmente y que la empresa tenga un registro verificable de las notificaciones enviadas y recibidas.
Alta en cursos de formación
La formación continua es esencial para el desarrollo del talento en las empresas, pero gestionar el alta en cursos de formación puede ser un proceso laborioso. Con Rubricae Secure, los empleados pueden inscribirse en programas formativos y firmar acuerdos de formación de manera electrónica, simplificando el proceso. Además, las Comunicaciones certificadas aseguran que todas las partes implicadas tengan acceso a un registro del alta, lo que facilita el seguimiento del progreso de los empleados.
Notificación de ingresos en nómina
Los empleados valoran enormemente la transparencia en la gestión de su nómina. La solución de Comunicaciones certificadas de Rubricae Secure permite a los departamentos de recursos humanos notificar de manera segura cualquier cambio en los ingresos de los empleados, garantizando que las notificaciones sean recibidas y abiertas. Esto asegura una comunicación fluida y eficiente, evitando malentendidos y proporcionando a la empresa un registro verificable de la comunicación con el trabajador.
Informar de ascensos o cambios de categoría
Los ascensos y cambios en la categoría profesional son momentos clave en la relación entre empresa y empleado. A través de nuestras soluciones de Firma electrónica y Comunicaciones certificadas, las empresas pueden formalizar estos cambios con total seguridad y garantizar que todos los documentos necesarios estén en regla. Esto no solo agiliza el proceso, sino que también fortalece la confianza del empleado en el proceso de gestión de talento de la empresa.
Comunicaciones de información fiscal y sanciones
La comunicación de información fiscal es un proceso que, en muchas empresas, se realiza de manera anual. Con las comunicaciones certificadas de Rubricae, los departamentos de recursos humanos pueden asegurar que los empleados reciban esta información de forma segura y con total trazabilidad. Además, en casos donde se requiera emitir amonestaciones o penalizaciones, estas comunicaciones garantizan la integridad del mensaje y proporcionan un registro verificable del envío, recepción y apertura, cumpliendo con todas las normativas legales. Esto es fundamental para evitar posibles disputas y mantener la transparencia en la relación laboral.
Las ventajas clave para el departamento de recursos humanos
Implementar soluciones de Identidad Digital como las de Rubricae no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que también ofrece beneficios operativos y estratégicos que transforman por completo la gestión de empleados. Entre los puntos clave a destacar:
- Digitalización: Centraliza y organiza toda la documentación del empleado de forma segura y accesible.
- Seguimiento: Permite gestionar y controlar el ciclo de vida del empleado, desde su contratación hasta su baja.
- Comunicación eficiente: Asegura una comunicación fluida, respaldada por evidencias verificables y certificadas.
- Reducción de tiempos: Agiliza el proceso de integración del empleado, minimizando los tiempos de espera.
- Fortalecimiento del compromiso: Un proceso rápido y transparente incrementa la confianza y satisfacción del empleado.
Cumplimiento de normativas: garantía de seguridad y legalidad
Uno de los pilares fundamentales de Rubricae es el cumplimiento normativo. Nuestra condición de proveedor de servicios de confianza bajo el reglamento eIDAS son muestras claras de nuestro compromiso con la seguridad y legalidad. Además, estamos trabajando para alinearnos con el Reglamento de Resiliencia Operativa Digital (DORA), lo que refuerza nuestra posición como un socio de confianza para los departamentos de recursos humanos que buscan cumplir con las leyes vigentes en Europa y España, en los sectores de banca y finanzas.
Conclusión: La Identidad Digital como aliado estratégico para recursos humanos
Como hemos analizado en este artículo, la transformación digital en los departamentos de recursos humanos es una necesidad. Las soluciones que ofrece nuestra Rubricae Secure, la Plataforma de Identidad Digital 360, permiten a las empresas gestionar sus recursos humanos de manera más ágil, eficiente y, lo más importante aumentando la satisfacción del activo más importante de la compañía: el empleado y en total cumplimiento con las normativas vigentes.
Desde el proceso onboarding hasta la gestión de datos sensibles y la formalización de documentos, nuestras soluciones ayudan a crear una experiencia de contratación más transparente y segura.
Si está buscando optimizar la digitalización de sus procesos en el departamento de recursos humanos al mismo tiempo que mejora la eficiencia operativa y fortalece la relación entre empresa y empleado, asegurando que ambos cumplan con los más altos estándares de seguridad y legalidad, contacte hoy mismo con uno de nuestros expertos para solicitar una demo gratuita de Rubricae Secure.
