El impacto del crecimiento del e-commerce en la logística
El comercio electrónico está viviendo un crecimiento sin precedentes, generando un aumento significativo en la demanda de soluciones logísticas más eficientes. Según el III Estudio de la Logística del E-commerce de NTT Data, entre 2019 y 2023, el e-commerce alcanzó el 12% del comercio minorista, impulsando una inversión de 3.200 millones de euros en infraestructura logística. Este aumento de inversión responde a la necesidad de optimizar los flujos de trabajo, y en este panorama, la adopción de tecnologías como la firma electrónica juega un papel crucial para agilizar procesos y reducir tiempos operativos.
¿Por qué es importante la firma electrónica en el sector logístico?
En la logística, la coordinación de múltiples actores (proveedores, transportistas, clientes) añade complejidad operativa. La firma electrónica permite gestionar documentos clave como contratos y autorizaciones de manera inmediata, reduciendo demoras y mejorando la eficiencia. Según el informe E-Signing: The Market Size and Vendor Landscape de Deloitte, el mercado de firmas electrónicas crece a una tasa anual compuesta del 28-30% hasta el año 2026, impulsado por sectores como el logístico, financiero y otros que demandan soluciones rápidas y seguras.
Transportistas: Opciones según las necesidades de cada empresa
Cada empresa logística tiene distintos requisitos en función de su tipo de operación y alcance. Para optimizar la eficiencia y la agilidad de sus procesos, la firma electrónica se adapta a las necesidades de diversos tipos de transportistas, desde grandes franquicias hasta transportistas autónomos.
Franquicias
Empresas como SEUR, FedEx o MRW gestionan envíos a gran escala y necesitan manejar contratos con múltiples clientes de manera rápida y segura. La firma electrónica facilita la formalización de contratos a distancia, reduciendo tiempos de gestión y mejorando la eficiencia operativa.
Especialistas
Los transportistas especializados manejan cargas con requisitos específicos, como mercancías frágiles o confidenciales. La firma electrónica asegura la autenticidad y trazabilidad de documentos sensibles, garantizando el cumplimiento normativo en todo momento.
Mensajeros
Encargados de la paquetería ligera, los mensajeros operan a nivel local o regional, donde la velocidad es clave. Con la firma electrónica, pueden gestionar autorizaciones y firmas de recepción en tiempo real, agilizando el proceso y evitando retrasos.
Transportistas autónomos
Los transportistas autónomos, ideales para pequeñas y medianas empresas, ofrecen servicios personalizados y flexibles. La firma electrónica les permite gestionar contratos de manera remota, mejorando su capacidad de respuesta y optimizando su gestión.
Con la firma electrónica, todos estos tipos de transportistas optimizan su gestión documental, asegurando rapidez, eficiencia y seguridad.
Casos de uso en el sector logístico
La firma electrónica no solo se adapta a las necesidades de cada tipo de transportista, sino que también optimiza la ejecución de tareas clave en la logística. A continuación, presentamos algunos casos de uso que demuestran cómo esta solución agiliza y mejora los procesos de firma en el sector.
Gestión de contratos con transportistas
La firma electrónica facilita la formalización rápida de contratos, asegurando la disponibilidad de transportistas en el momento adecuado. Esto es especialmente útil en operaciones con alto volumen, permitiendo a las empresas logísticas gestionar múltiples contratos simultáneamente, reduciendo tiempos de inactividad y acelerando la planificación de rutas.
Albaranes y autorizaciones de entrega
La firma electrónica facilita la confirmación de entregas en tiempo real. Esto no solo agiliza los procesos, sino que también mejora la trazabilidad, ya que los gestores de almacenes pueden recibir notificaciones automáticas al firmar un albarán, permitiendo un seguimiento preciso de las mercancías y reduciendo errores en la documentación.
Documentación aduanera
En las operaciones internacionales, la firma electrónica simplifica la gestión de documentación aduanera, acelerando los despachos y garantizando la seguridad de los documentos.
Reclamaciones
Las reclamaciones son una realidad común en la logística debido a errores de entrega, retrasos, productos dañados o incorrectos. La firma electrónica crea un registro seguro y verificable de cada transacción y entrega, lo que facilita la resolución de reclamaciones al proporcionar evidencia clara y accesible de cada etapa del proceso logístico.
Entregas condicionadas
Algunas entregas dependen de condiciones específicas, como la fecha y hora de recepción. La firma electrónica ofrece una prueba fiable de que estas condiciones se han cumplido, lo que resulta esencial en casos donde los plazos son críticos. Esto no solo garantiza la conformidad de la entrega, sino que también actúa como respaldo legal en caso de disputas o incumplimientos.
Beneficios de la firma electrónica en la logística
La implementación de la firma electrónica en la logística ofrece múltiples ventajas:
- Agilidad operativa: Permite la gestión remota de documentos, reduce tiempos de espera y facilita la colaboración entre distintas partes en tiempo real.
- Reducción de costes: Elimina el uso de papel y los costes asociados al almacenamiento, además de reducir los gastos logísticos en el envío y manejo de documentos físicos.
- Sostenibilidad: La digitalización de la firma disminuye significativamente el uso de recursos físicos, ayudando a las empresas a ser más responsables con el medio ambiente y alinearse con los Objetivos de Desarrollo Sostenible 2030.
- Seguridad: Rubricae Secure garantiza altos estándares de seguridad, ofreciendo certificados de evidencia que protegen la autenticidad de los documentos y aseguran que no puedan ser alterados sin registro.
- Multifirmante y multidocumento: La plataforma Rubricae Secure permite gestionar varios documentos en un solo proceso y con la participación de múltiples actores, lo que agiliza considerablemente los flujos de trabajo en operaciones logísticas complejas.
- Multidispositivo: Rubricae Secure está diseñado para funcionar desde cualquier dispositivo, ya sea móvil, tablet o computador, lo que se adapta perfectamente al entorno logístico, donde los profesionales requieren firmar documentos en movimiento y desde distintos dispositivos, sin depender de oficinas fijas.
- Custodia en la nube: Los documentos firmados electrónicamente se almacenan de manera segura en la nube, garantizando su integridad y accesibilidad en cualquier momento, proporcionando además trazabilidad completa del proceso.
Cumplimiento normativo y seguridad
La firma electrónica no solo optimiza procesos, sino que también cumple con normativas internacionales como eIDAS en Europa. Esta regulación certifica la validez legal de las firmas digitales, garantizando la seguridad en todas las transacciones. Además, Rubricae actúa como Tercero de Confianza, brindando respaldo en cada operación digital.
Conclusión
La firma electrónica es una solución estratégica para que las empresas logísticas aumenten su eficiencia y reduzcan costes, respondiendo a las exigencias de un mercado global cada vez más competitivo. Adoptar esta tecnología no sólo acelera los procesos, sino que también garantiza la seguridad y cumplimiento normativo. Si desea llevar su empresa al siguiente nivel y adaptarse al futuro digital, contáctenos para descubrir cómo podemos ayudarle.
