Email Certificado de Rubricae Secure

En el mundo corporativo cada correo electrónico puede ser crucial. Desde contratos hasta notificaciones importantes, las empresas necesitan asegurarse de que sus comunicaciones digitales no solo lleguen a destino, sino que lo hagan con garantías legales. 

Con el Email Certificado de Rubricae Secure, cada mensaje enviado cuenta con respaldo jurídico y evidencia digital, protegiendo su empresa ante cualquier imprevisto. Tener la seguridad de que sus correos electrónicos están protegidos le permite fortalecer relaciones comerciales y operar con total tranquilidad.

¿Qué es un Email Certificado?

El Email Certificado, al igual que el burofax o la carta certificada que ofrece la oficina de Correos, permite enviar comunicaciones con garantías legales. Asegura que el contenido del mensaje y su recepción puedan ser probados, lo que es crucial en situaciones donde la validez de una comunicación puede generar consecuencias legales.

Con esta solución, el envío, la entrega y el contenido del correo electrónico quedan registrados de manera verificable. Esto resulta especialmente útil en entornos empresariales donde la seguridad y trazabilidad de las comunicaciones son necesarias para evitar malentendidos o disputas.

Componentes del Email Certificado

El email certificado de Rubricae consta de tres elementos clave:

• Emisor: La persona o empresa que envía el correo electrónico. Su identidad queda registrada y certificada, lo que garantiza que el mensaje proviene de una fuente verificada.
• Receptor: La persona o entidad que recibe el correo. Al igual que el emisor, su identidad queda certificada, asegurando que el correo ha sido entregado y/o abierto correctamente.

• Tercero de confianza: Rubricae actúa como un Tercero de Confianza, garantizando la validez y certificación de todo el proceso. Además, genera un documento de evidencias que incluye todos los detalles clave de la transacción, asegurando la trazabilidad y seguridad de las comunicaciones.

Documento de evidencias

El Email Certificado de Rubricae Secure proporciona un documento de evidencias que incluye:

• Fechas y horas de envío y recepción: Registra con precisión cuándo fue enviado y recibido el correo, lo que resulta crucial en situaciones legales.
• Identidad del remitente y destinatario: Verifica y certifica la identidad de ambas partes, asegurando que no ha habido suplantaciones.
• Certificación de contenido y adjuntos: Asegura que tanto el contenido del correo como los archivos adjuntos no han sido alterados tras el envío, preservando la integridad de la información compartida.
• Confirmación de lectura: Proporciona una prueba de que el destinatario ha abierto y leído el correo, incluyendo el número de veces que lo ha hecho.

Todos estos elementos se recopilan en un documento almacenado en la nube, con acceso completo y disponible en cualquier momento.

Seguridad y Cifrado del Email Certificado

La Plataforma de Identidad Digital 360, Rubricae Secure, permite gestionar el acceso a la información mediante roles específicos, como administradores, usuarios y partners. De este modo, cada persona accede solo a la información que necesita según su función dentro de la empresa, manteniendo el control y la seguridad.

El Email Certificado de Rubricae Secure protege sus correos con cifrado SSL, garantizando que la información enviada es segura y no puede ser vista ni modificada por terceros durante la transmisión.

Además, Rubricae Secure emplea un sistema de seguridad basado en un hash único para cada operación. Este sistema conecta todas las transacciones, lo que permite detectar cualquier intento de modificar un registro y proteger la integridad de los datos.

Comparativa con otros métodos de comunicación certificada

El Email Certificado, el Burofax y la Carta Certificada son métodos que garantizan el envío y recepción de comunicaciones con respaldo legal. Sin embargo, presentan diferencias clave en términos de flexibilidad, coste y eficiencia. A continuación, se detalla una comparativa para ayudar a elegir la mejor opción según las necesidades:

Esta comparativa destaca que el Email Certificado es una solución más flexible, económica y sostenible en comparación con el Burofax y la Carta Certificada, ofreciendo mayor trazabilidad y facilidad de uso sin la necesidad de desplazamientos.

¿Cuánto cuesta un Burofax?

El coste de un Burofax varía según los servicios adicionales que se elijan. El Burofax Premium Plus, por ejemplo, ofrece custodia de 60 meses por un coste adicional de 1,09 euros por página extra. El precio base comienza en 11,98 euros, pero puede aumentar dependiendo de la urgencia o el número de páginas.

Aunque es un método fiable, puede resultar costoso y poco práctico, sobre todo para empresas que necesitan gestionar un gran volumen de notificaciones. Su naturaleza física lo hace menos accesible comparado con opciones digitales más ágiles.

El Email Certificado de Rubricae Secure es una alternativa más económica y accesible. Además, ofrece un dashboard de control que facilita la gestión y el seguimiento de los estados, plazos y actores involucrados, permitiendo monitorizar todo el proceso de manera eficiente. 

Casos de uso del Email Certificado en el mundo corporativo

El Email Certificado es una herramienta versátil que se adapta a diversas necesidades empresariales. A continuación, se presentan algunos de los casos de uso más comunes:

• Notificaciones formales a empleados: Garantiza que comunicaciones importantes como bajas laborales, ERE o ERTE sean recibidas y registradas formalmente, cumpliendo con los requisitos legales y evitando posibles disputas.
• Modificaciones contractuales: Asegura la entrega y recepción de cambios en contratos, tarifas o términos de servicio, proporcionando una trazabilidad completa.
• Formalización de contratos y acuerdos: Facilita la firma de contratos y acuerdos con total validez legal, garantizando que todas las partes han aceptado los términos y han recibido las confirmaciones necesarias.
• Cumplimiento normativo en la gestión de datos: Asegura el cumplimiento de la GDPR al garantizar el envío seguro de datos personales.
• Reclamación de deudas y envío de facturas impagadas: Proporciona evidencia de la entrega de reclamaciones de facturas impagadas o cuotas, ofreciendo seguridad en el proceso de reclamación y minimizando los riesgos de disputas.

El Email Certificado cubre múltiples necesidades corporativas, asegurando comunicaciones seguras y con respaldo legal.

Ventajas del Email Certificado 

El Email Certificado ofrece múltiples beneficios que lo convierten en una herramienta esencial para cualquier empresa:

• Validez legal: Aporta una prueba legal del envío y recepción de mensajes, cumpliendo con normativas y garantizando protección en caso de disputas legales.
• Trazabilidad completa: Registra todas las etapas del envío, incluyendo fechas y contenido, permitiendo verificar que la comunicación ha llegado al destinatario y ha sido aceptada.
• Cumplimiento normativo: Facilita el cumplimiento de normativas como la GDPR, asegurando la gestión segura y conforme de datos personales o confidenciales.
• Seguridad: Protege el contenido del correo, garantizando que no ha sido alterado y manteniendo la confidencialidad de la información enviada.
• Eficiencia: Automatiza el envío de comunicaciones importantes, ahorrando tiempo y recursos al eliminar la necesidad de gestionar documentos físicos.
• Reducción de riesgos: Minimiza los riesgos asociados a la pérdida de documentos o a la falta de confirmación en comunicaciones clave, como notificaciones de impagos o cambios contractuales.

Impactos negativos de no utilizar un Email Certificado

Al no utilizar un email certificado, su empresa puede enfrentar varios riesgos, tales como:

• Falta de evidencia legal en disputas: Los correos electrónicos comunes no ofrecen pruebas verificables de entrega ni del contenido enviado, lo que podría dejar a su empresa sin respaldo en caso de conflictos legales.
• Vulnerabilidad en la seguridad: Los correos tradicionales pueden ser interceptados o manipulados, comprometiendo la confidencialidad de información crítica y exponiendo a su empresa a posibles filtraciones.
• Incumplimiento de normativas: En sectores altamente regulados no garantizar la seguridad y trazabilidad de las comunicaciones puede conllevar sanciones y multas por incumplimiento legal.

No certificar sus comunicaciones puede dejar a su empresa expuesta a riesgos legales, financieros y de seguridad.

Cumplimiento Legal del Email Certificado

El email certificado cumple con el Reglamento Europeo eIDAS, que regula la identificación electrónica y los servicios de confianza en la Unión Europea. Gracias a este marco legal, el Email Certificado de Rubricae tiene la misma validez legal que una notificación física, lo que garantiza que sus comunicaciones cumplen con las normativas más estrictas. Además, Rubricae actúa como Tercero de Confianza, asegurando la autenticidad y seguridad de las transacciones electrónicas.

Conclusión 

El Email Certificado de Rubricae Secure no solo le proporciona una solución eficiente para gestionar sus comunicaciones críticas, sino que también refuerza su estrategia de cumplimiento normativo y minimiza los riesgos asociados a la pérdida de información o disputas legales. En un entorno corporativo cada vez más digital, la capacidad de certificar y verificar cada comunicación se vuelve indispensable para proteger los intereses de su compañía. Contáctenos ahora y garantice la seguridad y validez de cada comunicación que envíe.