Uno de los mayores retos que afronta el mundo de la empresa en la actualidad es la gestión digital de la información empresarial. Esto se debe a que las modalidades tradicionales están en vías de extinción y el formato electrónico está ganando mucho peso en casi todos los ámbitos.
Los nuevos desafíos pasan por gestionar problemas como la compatibilidad de los diferentes hardware y la cantidad de competitividades tecnológicas que supone este rápido cambio digital.
En este post, hablaremos sobre la custodia documental, así como de las ventajas y técnicas para obtener los beneficios de una correcta custodia de documentos. Para ello, primero vamos a establecer una definición de base para el concepto de custodia digital.
¿Qué es la custodia documental?
En términos básicos, hablamos de custodia documental cuando nos referimos al almacenamiento o resguardo seguro de archivos que contengan algún tipo de información documental.
Con la custodia documental, las empresas y organizaciones mantienen sus documentos de valor siendo una forma de garantizar la integridad, así como la permanencia del valor probatorio de cualquier documento o archivo digital.
La imparable digitalización promete nuevas maneras de resguardar datos fundamentales que estén en formato físico. Además, cada vez son más comunes en el mercado diferentes y eficaces soluciones que albergan sistemas de búsqueda orientados a facilitarnos la gestión administrativa de estos documentos.
Es por esto que la organización y el control que ofrece la tecnología atrae a las empresas a buscar mejoras en sus procesos de custodia.
Tipos de documentos que requieren custodia.
Como sabes, las organizaciones y empresas tienen grandes volúmenes de información. Sumado a esto, en ocasiones el reglamento legal exige que estos documentos sean conservados durante varios años. Esto hace que la cantidad de documentos a resguardar sea infinita.
Los tipos de documentos que requieren custodia suelen conservarse en papel o en formatos digitales y abarcan áreas desde el ámbito mercantil, laboral, fiscal, etc.Algunos de los ejemplos más comunes son:
- Documentos de RR. HH. Contratos, nómina, seguro social, etc.
- Documentos fiscales. Toda la información que esté constituida por datos justificantes, liquidaciones, pago de impuestos o fechas de constitución fiscal.
- Contratos y documentación legal como acuerdos con proveedores y servicios de terceros.
- Libros contables. Documentación sobre finanzas que abarque contratos, así como datos de activos y pasivos.
Ventajas de la custodia documental en una empresa.
La custodia documental ofrece muchas ventajas, destacando las siguientes:
- Cumplimiento de normativas legales. Usar sistemas para la custodia documental resguarda tus archivos importantes y permite cumplir la normativa de seguridad sobre los mismos.
- Facilita la búsqueda de documentación. En sistemas digitales, la localización es aún más efectiva. Esto se debe a los sencillos pero potentes softwares. Además, los sistemas en la nube permiten el multi-acceso de usuarios, desde diferentes puntos geográficos y simultáneos.
- Optimiza el tiempo y resuelve problemas. Muchas empresas que destinan espacios organizados para la gestión documental tienen una mejor respuesta ante las dificultades burocráticas. Cuando la estructura de almacenamiento es digital, la ventaja se traduce en el ahorro de espacio físico en archivos. No tendrás que continuar ampliando el almacenamiento disponible para el guardado de documentos, y podrás gestionar mejor cualquier tipo de inconveniente.
Claves para una buena gestión de documentos.
- Diferenciar la documentación valiosa a conservar. En definitiva, guardar un archivo conlleva grandes costes. Es por esto que la discriminación y limpieza de archivos es un proceso fundamental para la organización. En formatos digitales, esto es aún más importante, ya que el rápido acceso genera tendencias de acumulación y desorden.
- Establecer un modelo de preservación documental que sea congruente con las necesidades específicas de la empresa. Normalmente estos protocolos son estructurados por profesionales de gestión documental digital. Se trata de expertos que garantizan la conservación y diseñan un acceso eficaz a la información.
- Establecer recursos convenientes, así como personal capacitado o presupuestos para la gestión general.
Centraliza tus archivos con Rubricae Secure.
Habitualmente, la digitalización de documentos está ligada a una herramienta especializada en gestión documental. Estos son una apuesta por la aceleración de productividad y la gestión de documentos en la organización.
El software de gestión documental de Rubricae Secure permite instalar el formato electrónico a los flujos de trabajo de la empresa. Sumado a esto, la base de datos estructura grandes cantidades de información en grupos, lo cual ofrece ventajas como las que hemos mencionado anteriormente.
Nuestro software te ofrece un almacén con administración digital para tener los documentos seguros y localizables durante largos periodos de tiempo. Además nuestra solución de firma electrónica en plataforma (Saas) o en API integrada aporta custodia legal de documentos compatibles con el ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad).
En conclusión, sabemos lo importante que es la gestión documental y los retos que presenta esta área. Por ello Rubricae Secure te ofrece una buena herramienta para optimizar la custodia documental de tu empresa, pasando por la implantación de una firma electrónica que consolide digitalmente todos tus flujos documentales.
Si tu empresa está experimentando los desafíos de la digitalización en custodia de archivos, te recomendamos que te pongas en contacto con nosotros para obtener más información sobre cómo implementar nuestras herramientas en tu negocio.
